Подготовка и принятие решений в процессе управления объектами, процессами и отношениями представляет набор ряда процедур, объединяемых в отдельные этапы. При всем разнообразии таких процедур этапы выработки и принятия решений, предшествующие реализации намеченного способа действий, довольно типичны для самого широкого круга решаемых разнородных экономических проблем. Подобная схожесть обусловлена прежде всего тем, что процесс выработки и принятия решений имеет много общего с системным анализом проблем, обладающим выраженной типологией.

Благодаря универсальности содержания этапов процесса подготовки, обоснования и принятия управленческих решений различных типов удается построить общую процедурно-технологическую схему выработки научно обоснованных управленческих решений, опирающуюся на принципы системного подхода и методы системного анализа. Подобная схема изображена на рис. 3.2.

 

Рис. 3.2. Общая процедурно-технологическая схема принятия управленческих решений

Разработка и принятие управленческого решения инициируются возникновением проблемы, относящейся прямым или косвенным образом к объекту управления. Ощущение проблемы, возникшее в результате наблюдения за процессом управления, — сигнал для руководителя о необходимости приступить к поиску путей и способов действий, позволяющих в полной мере или частично решить данную проблему. Как следует из системного анализа, под проблемой в самом общем смысле понимается несоответствие между реальным, наблюдаемым состоянием управляемой системы и желаемым, нормативным состоянием. Конкретное содержание проблем, требующих принятия управленческих решений, во многом зависит от того, относятся ли они к макроэкономическим или к микроэкономическим, перспективным или текущим.

Наиболее типичные проблемы, возникновение которых приводит к необходимости принятия управленческих решений:

1)состояние управляемого объекта и протекающих в нем процессов пришло в несоответствие с целями его деятельности, зафиксированными в законах, планах, программах, положениях, уставах;

2)функционирование объекта и показатели его деятельности противоречат нормам, стандартам, требованиям, что угрожает потерей устойчивости;

3)изменились потребности в продукте деятельности объекта, трансформировалась ситуация на рынках, в связи с чем необходимо внесение изменений в функционирование объекта;

4)возникла непредвиденная чрезвычайная ситуация, резко изменились условия во внешней среде;

5)появились новые потенциальные возможности значительного улучшения состояния и деятельности объекта;

6)приняты решения вышестоящих органов, обязывающие внести принципиальные изменения в деятельность объекта управления, провести предписанные этими органами мероприятия.

Своевременное выявление проблемы с одновременным осознанием ее сути и степени неотложности — одно из главных (если не главное) условий квалифицированного, эффективного принятия управленческих решений. Специалисты в области управления справедливо отмечают, что своевременно и верно определить проблему — значит наполовину решить ее. Поэтому обнаружение проблем, проникновение в их сущность и верное толкование — неотъемлемая часть процесса принятия решений.

Следует различать самообнаруживающиеся и скрытые проблемы. Первый тип проблем не требует приложения значительных усилий для выявления проблемы и необходимости ее решения. Проблема проявляется настолько явным образом и столь сильно влияет на деятельность хозяйствующего субъекта, что дает о себе знать сама. Более опасен второй тип проблем, которые, подобно внутренней раковой опухоли, не видны и до поры до времени представляют затаенную опасность, но при запоздалом выявлении угрожают самыми тяжелыми последствиями. Поэтому глубокий, всесторонний анализ состояния системы, направленный на своевременное обнаружение скрытых проблем, — непременное условие качественной организации процесса подготовки и принятия управленческих решений.

С учетом того факта, что управленческие решения теснейшим образом связаны с проникновением в сущность проблем, наличие которых инициирует сам процесс решения, очевидна необходимость не только выявления наличия проблемы, но и ее диагностики. Диагностика призвана установить природу проблемы, ее содержание, степень настоятельности, связь с другими проблемами, виды и масштабы опасностей, проистекающих из проблемы. Диагностика опирается на изучение, анализ, исследование симптомов проблемы, т.е. наблюдаемых признаков, свидетельствующих о ее наличии.

Следует избегать опасности смешения проблемы и ее симптомов. Проблема чаще всего характеризуется целым рядом признаков, симптомов, дающих основание предполагать о ее наличии, при этом лишь отдельные симптомы позволяют обрести уверенность в существовании проблемы и в ее истинной сущности. И надо стремиться устранить не симптомы проблемной болезни, а вылечить саму болезнь, что и является решением проблемы.

В то же время не исключается, что обнаруживаемый явный симптом проблемы есть, по существу, сама проблема. Так, например, выявление превышения расходов бюджета над доходами — это не только обнаружение признака проблемы, но и установление самой проблемы. С другой стороны, отдельные симптомы представляют лишь косвенное свидетельство существования проблемы. К примеру, низкий уровень оплаты труда в организации позволяет сделать предположение о недостаточности ее финансовых ресурсов, но истинная проблема может состоять в нерациональном расходовании денежных средств.

Конкретные признаки реальных макро- и микроэкономических проблем могут быть весьма разнообразными и значительно различаться между собой. В рамках общего подхода укажем на следующие типичные симптомы, свидетельствующие о возможном или даже очевидном факте наличия проблем, требующих решения:

— наблюдаемые параметры, показатели деятельности анализируемой экономической системы заметно отличаются в худшую сторону по сравнению с аналогичными, конкурирующими системами и нормативными показателями;

— продукт деятельности системы не отвечает запросам рынка, потребителей, покупателей;

— наблюдается отрицательная динамика изменения основных показателей, характеризующих деятельность системы;

— конечные результаты деятельности системы не оправдывают надежд и ожиданий лиц, управляющих системой, ее собственников;

— обнаруживается потенциальная возможность повышения эффективности, отдачи системы, лучшего использования ее ресурсного потенциала, увеличения оценочной стоимости системы, улучшения ее имиджа.

Заметную роль в выявлении и анализе проблем, требующих решения, играет используемая информация , получаемая внутри анализируемой системы или вне ее. Наряду с требованиями к количеству и качеству получаемой информации не меньшее значение имеют ее состав и представительность. Общеизвестно, что избыток информации столь же вреден, как и нехватка ее. Еще более важно обладать нужной информацией, непосредственно относящейся к делу, к исследуемой проблеме; такую информацию в теории управления называют релевантной.

Для получения релевантной информации приходится прибегать к процессам фильтрации всех полученных данных с целью отбора только тех, что напрямую связаны с возникновением и сутью анализируемой проблемы. Важно отметить также, что наряду с получением информации, предшествующим выявлению, анализу, диагнозу проблемы, значительная часть ее поступает в процессе анализа в соответствии с запросами системных аналитиков. Часть необходимой информации генерируется самими аналитиками, исследователями проблемы посредством расчетов, прогнозов и умозаключений.

Основными источниками информации, используемой в процессе установления проблем, подготовки и принятия решений, служат внутренние и внешние отчетно-статистические данные, научная литература, обзоры, законодательно-нормативные акты, положения, инструкции, зарубежные аналоги, экспертные оценки, установки лиц, принимающих решения.

На втором этапе процесса выработки и принятия решений, как следует из схемы, изображенной на рис. 3.2, необходимо сформировать и сформулировать цели и задачи подготавливаемого решения. На первый взгляд цель принятия решения очевидна — в результате проблема должна быть решена. Но постановка цели и задач все же необходима в связи с тем, что на первом этапе благодаря уяснению проблемы возникает возможность конкретизации исходного представления о возможных и целесообразных масштабах и сроках ее решения с учетом располагаемых и предвидимых ресурсов. Соответственно, более явным образом прорисовываются и задачи, вытекающие из четко поставленной цели.

Нельзя снимать со счетов индивидуальный, личностный подход к постановке целей и задач решения проблемы, а также влияние факторов заинтересованности участвующих в принятии решения лиц в том, чтобы решение обладало желательной для них целевой направленностью. Так что объективное видение и понимание проблемы есть только одно из условий, влияющих на постановку целей принятия решения, направленного на ослабление или подавление проблемы. Одновременно на формулировании целей и задач поневоле сказываются психология и интересы лиц, участвующих в анализе, подготовке, выработке решения и, тем более, его принятии, о чем подробнее сказано ниже.

Наряду с указанными факторами субъективного характера на постановку целей и задач решения самым существенным образом влияют объективные ограничительные условия разной природы. Макроэкономические ограничения обусловлены действием международных соглашений, правил и норм, положениями конституции и других оcновополагающих кодексов, законов и законодательных актов, требующих неукоснительного соблюдения, ранее принятыми социальными установками, бюджетными рамками, располагаемыми ресурсами, интересами военной, экономической, экологической безопасности страны, временными возможностями, а также наличием ранее принятых других решений. Микроэкономические ограничения вытекают прежде всего из объемов материальных, трудовых, финансовых, информационных ресурсов, привлекаемых для решения проблемы, располагаемого времени, наличия законодательно закрепленных правил и норм хозяйствования, запретов, заключенных договоров, технических и технологических возможностей, рыночной конъюнктуры.

И макроэкономические, и микроэкономические ограничения требуют, чтобы лица, принимающие управленческие решения, действовали строго в рамках предоставленных им прав и полномочий, не выходя за их пределы. В случае необходимости руководители, принимающие решения, должны добиваться расширения полномочий, наделения дополнительными правами.

Совокупность ограничений, которые должны быть соблюдены при постановке целей и задач, выборе и принятии решений, образует область допустимых решений. В пределах этой области должен производиться поиск вариантов, альтернатив, рассматриваемых на последующих этапах процесса принятия решений.

Отметим, что несоблюдение ограничений служит одной из главных причин принятия заведомо неэффективных, нереальных, а то и просто ошибочных управленческих решений. Первопричина подобного несовершенства подготавливаемых и принимаемых решений состоит прежде всего в том, что на этапах подготовки и поиска рациональных решений ограничительные условия не анализируются комплексным образом, не учитываются в полной мере или просто не принимаются во внимание. Корректно организованный, рационально поставленный процесс выработки и принятия управленческих решений должен предусматривать в качестве самостоятельной процедуры формулирование и анализ ограничений, формирование зоны существования допустимых решений.

К числу самых творческих операций и процедур процесса выработки и принятия управленческих решений относятся поиск и формирование набора альтернатив {способов, вариантов) решения рассматриваемой проблемы и соответствующих им управляющих воздействий.

Как следует из основных положений системного подхода и системного анализа, чем обширнее спектр альтернатив решения проблемы, попавших в поле зрения аналитиков, тем больше шансов отыскать самое рациональное, в идеале — оптимальное решение. В то же время практически невозможно и к тому же нецелесообразно отыскивать и сравнивать все возможные альтернативы даже с учетом сокращения их количества, обусловленного действием ограничений. Поиск и анализ многих вариантов требуют значительных затрат денежных средств, труда, времени, что способно само по себе снизить эффективность отыскиваемых лучших решений.

Как всегда в подобных ситуациях, существует некоторая «золотая середина». В процессах поиска альтернатив макроэкономических решений ограничиваются тремя-четырьмя, а микроэкономических — четырьмя-пятью вариантами. Характерно, что в число альтернатив можно включать и вариант непринятия решения, т.е. бездействия, если подобное бездействие не влечет катастрофических последствий, а проблема не относится к чрезвычайным ситуациям.

В условиях ограниченности времени поиска, надежных методов оптимизации решений, квалифицированных специалистов наблюдается стремление свести нахождение и сравнение вариантов к отысканию не наилучшего, а приемлемого решения. Приемлемым в этом случае принято считать вариант решения, позволяющий существенно ослабить или в основном снять проблему в течение располагаемого времени при допустимых затратах ресурсов. Аналитики в рамках такого подхода действуют по принципу «лучшее — враг хорошего» и прекращают наращивать количество изучаемых вариантов, как только среди отобранных уже имеются варианты, приемлемые для лица, принимающего решения.

Желательно также, чтобы отобранные для сравнения альтернативы существенно различались между собой способами решения проблемы, а тем самым — глубиной и временем решения и затрачиваемыми ресурсами. При соблюдении этого условия повышается вероятность последующего отбора наиболее благоприятного варианта решения.

Непосредственное сравнение альтернатив решения проблемы, представляющих разные способы действий и различные варианты управляющих воздействий, направленных на реализацию этих способов, требует приведения рассматриваемых альтернатив к сопоставимому виду. Ведь сопоставлять надо не разнородные способы действий, а сравнимые показатели, характеризующие разные варианты решения проблемы. К числу сопоставимых параметров различающихся альтернатив относятся сроки и результаты реализации данного варианта решения, затрачиваемые ресурсы, ожидаемые последствия анализируемых способов действий.

Поэтому этапу собственного сравнения альтернатив решения проблемы, отобранных для рассмотрения, должен предшествовать анализ каждого варианта в отдельности на предмет определения характеризующих его параметров, подлежащих сравнению с аналогичными параметрами других рассматриваемых способов решения проблемы. Инструментом определения искомых значений этих параметров служит моделирование сценариев проблемы, соответствующих каждому из отобранных для сравнения вариантов ее решения.

Модель сценария действий представляет, по существу, прогноз развития ситуации, соответствующий принятию рассматриваемого варианта решения. Исходя из этого прогноза определяют ожидаемые результаты практической реализации данного варианта, прежде всего уровень, степень достижения цели, осуществления задач, поставленных на стадии анализа решаемой проблемы, а также масштабы затрат на получение прогнозируемого результата. В теории принятия решений процедуры этого этапа называют оценкой альтернатив , так как каждый из рассматриваемых вариантов решений оценивается с точки зрения результатов, затрат и последствий. При углубленном анализе в ходе моделирования и прогнозирования проявляется стремление не только выявить, оценить достижение целевых параметров, характеризующих степень решения проблемы и затраты ресурсов, но и определить вероятность, надежность получения желаемых результатов. Естественно, что для достижения объективности при последующем сравнении параметров, характеризующих результативность разных вариантов решений, желательно, чтобы оцениваемые параметры были однородными, сопоставимыми. Это положение относится и к количественным, и к качественным параметрам результативности анализируемых вариантов решений.

Ключевым этапом принятия управленческого решения служит операция выбора предпочтительной альтернативы из перечня рассмотренных, анализируемых. Такому выбору предшествует сопоставление вариантов по кругу параметров, установленных в ходе моделирования и прогнозирования, включая в первую очередь показатели степени решения проблемы, времени решения, затрат ресурсов, ожидаемых социально-экономических последствий осуществления решения, степени риска невыполнения решения. Рекомендации о выборе предпочтительного варианта первоначально вырабатывают аналитики, исследовавшие проблему и формировавшие вариантные подходы к ее решению. Свои предложения аналитики выносят на окончательное суждение лицу или коллегиальному органу, уполномоченному принимать решение.

Исходя из представленного обоснования рационального выбора и опираясь на собственные суждения, уполномоченные лица выполняют процедуру принятия решения в виде акта публичного проявления своей воли или подписания документа, содержащего решение.

Осуществляя выбор предпочтительного варианта, обосновывая свой выбор и принимая завершающее решение, все участники этого процесса вынуждены рассматривать и учитывать ряд показателей результатов затрат ресурсов и времени, риска, последствий принимаемого решения. По одним из сопоставляемых показателей предпочтительнее оказываются одни сравниваемые варианты, а по другим параметрам — другие варианты. Чаще всего более глубокое решение проблемы требует больших затрат ресурсов и более длительного времени. Поэтому о выборе оптимального варианта решения можно говорить со значительной степенью условности, так как единый критерий оптимальности решений за редким исключением отсутствует.

В условиях же типичного многокритериального выбора предпочтение отдается приемлемому варианту, который представляется лучшим с тех или иных позиций лицам, принимающим решение. Довольно часто учитывается вклад избираемого варианта решения проблемы в решение других проблем, ожидаемая реакция на выбор варианта со стороны заинтересованных лиц и интересы самого лица, принимающего решение.

Обоснованность решения во многом зависит от глубины его проработки, согласованности перечисленных выше этапов и процедур выработки решений. Для этого необходимо предусмотреть итеративный характер всего процесса с возможным возвратом от последующих операций к предыдущим, как было указано в схеме на рис. 3.2.

Для достижения успеха чрезвычайно важно не только принять разумное, целесообразное, обоснованное, эффективное решение, но и принять меры для обеспечения его практической реализации. Необходимо довести решение до исполнителей, сообщить о нем всему кругу участников исполнения. Требуется также организовать управление реализацией принятого решения на всех этапах и рубежах его выполнения в соответствии со специально разработанным планом-графиком. Часто оказывается необходимым создание специального органа по управлению осуществлением решения и контролю за его исполнением.