Чтобы деловая дискуссия была плодотворной и не превратилась в балаган, председательствующий должен владеть некоторыми знаниями о технике организации и проведения деловых дискуссий. Их организация несомненно требует определённых усилий со стороны устроителей и самого председательствующего. Прежде всего, следует помнить об основных правилах ведения спора, подробная речь о которых шла в предыдущей главе. Так, деловая дискуссия, как минимум, требует от участников:

  • чётко разграничить, по каким вопросам спорить можно, а от обсуждения каких вопросов лучше отказаться;
  • проявлять деликатность в отношении участников дискуссии и, следовательно, отказаться от использования таких средств аргументации своей точки зрения как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес, хамство и т.п. – возражать следует так, чтобы не вызывать неприязни и раздражения собеседника;
  • не допускать превращения спора относительно деловых проблем в выяснение личных отношений;
  • чётко формулировать те положения, которые обосновываются или отвергаются, а также точнее определять содержание основных понятий, чтобы не спорить о совершенно разных вещах – используемая терминология должна быть понятна всем присутствующим;
  • внимательно выслушивать доводы оппонента, трезво их оценивать – не следует упорствовать в отрицании доводов оппонента, если они ясны и очевидны;
  • никогда не вступать в дискуссии и споры без серьёзной предварительной подготовки. Необходимо составить хотя бы самый общий план интеллектуальной борьбы, подобрать и чётко сформулировать наиболее весомые и очевидные аргументы;
  • проигрывать и побеждать достойно: при поражении не выходить из себя, не сердиться и не теряться, а при победе оставаться спокойным и скромным, дав возможность проигравшим сохранить достоинство. При любом – даже проигрышном лично для вас – исходе дискуссии поблагодарите её участников за то, что деловой разговор состоялся, за высказанную критику и за принятые предложения.

При проведении делового совещания следует исходить из того, что приходится иметь дело с разными характерными типами участников обсуждения. Ниже приведена характеристика особенностей, свойственных каждому такому типу, и даются советы относительно того, как с ними обходиться и как их при необходимости нейтрализовать.

Блокировщик. Такой человек упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из прошлого личного опыта, постоянно возвращается к вопросам, которые уже решены.

Чтобы нейтрализовать «блокировщика», напоминайте ему о цели и предмете обсуждения, тактично указывайте ему, что он уходит сам и уводит коллег в сторону.

Агрессор. Такой человек критикует всех подряд, демонстративно не соглашается с тем, что предлагается.

Чтобы нейтрализовать «агрессора», на любое его высказывание и опровержение задавайте ему вопрос о том, что в сложившейся ситуации предлагает он сам? Напоминайте ему, что излишняя критика лишает дискуссию конструктивности, гасит желание высказывать предложения и обсуждать их.

Прыгающий с темы на тему. Такой человек в ходе дискуссии постоянно меняет тему разговора.

Чтобы нейтрализовать «прыгающего с темы на тему», останавливайте его вопросами типа: «Разве мы закончили рассмотрение предыдущей проблемы?» Или: «Разве то, что вы говорите, относится к нашему сегодняшнему совещанию?» и т.п.

Удалившийся. Такой человек не хочет участвовать в общем обсуждении, бывает во время него молчалив и рассеян.

Чтобы активизировать «удалившегося», предлагайте ему высказываться и вносить свои предложения с помощью вопросов: «А что вы думаете относительно сказанного?», «Какие предложения есть у вас?» и т.п.

Доминирующий. Такой человек во время дискуссии пытается захватить власть и манипулировать присутствующими.

Чтобы нейтрализовать «доминирующего», спокойно и уверенно останавливайте его высказывания своим предложением: «Ваше мнение – это лишь одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие точки зрения».

Адвокат дьявола. Такой человек во время дискуссии специально задаёт «острые» вопросы, заведомо ведущие присутствующих в тупик, всеми способами блокируя совещание и стремясь к его провалу.

Чтобы нейтрализовать «адвоката дьявола», нужно либо вовремя оценивать его вопросы: «Ваш новый вопрос уводит нас от рассматриваемой проблемы» и т.п., либо акцентировать внимание на неоправданной полемичности и провокационности его заявлений, либо переадресовывать его вопрос ему же для ответа: «А сами вы что думаете по этому вопросу?», «Мы бы хотели услышать ваш вариант ответа на ваш же вопрос» и т.п.

Ищущий признания. Такой человек во время дискуссии хвастает, много говорит, стремясь утвердить свой статус.

Чтобы нейтрализовать «ищущего признания», задавайте вопросы, показывающие, что его высказывания – это рассуждения о самом себе, а не о деле и сути обсуждаемой проблемы: «Можно ли использовать то, что вы нам сообщили, для решения обсуждаемого вопроса?» и т.п.

Повеса. Такой человек во время дискуссии тратит время собравшихся, «пуская пыль в глаза», рассказывает развлекательные истории, анекдоты.

Чтобы нейтрализовать «повесу», каждый раз задавайте ему один и тот же вопрос: «Соответствует ли ваше высказывание теме совещания?»

Во время дискуссии оппонента приходится критиковать. Однако использовать критику, даже конструктивную, следует очень осторожно и в ограниченных количествах. Ведь какой бы объективной, спокойной, справедливой, товарищеской критике мы ни подвергались, никакого удовольствия она нам очевидно не доставляет. Разбор аргументов, обнаружение их уязвимых мест, хотим мы этого или нет, всё-таки представляет оппонентов в невыгодном свете. Поэтому для успешного использования критики целесообразно придерживаться ряда правил, которые выработаны многолетним практическим опытом проведения деловых дискуссий.

Правила, которые следует соблюдать критикующей стороне:

  • В процессе критики следует непременно избегать проявлений раздражения, гнева, злости, пренебрежения по отношению к оппоненту. Не стоит напоминать ему о каких бы то ни было ошибках, совершённых им в прошлом. Свою неудовлетворённость от высказанного оппонентом мнения, точки зрения, предложения можно демонстрировать только тоном голоса, но не позой, жестами, мимикой.
  • Критиковать лучше всего с глазу на глаз, поскольку присутствие посторонних не только ослабляет восприятие критики, но и усиливает защитную реакцию. Совершенно недопустимо критиковать оппонента «за спиной», когда он не имеет возможности вам возразить.
  • Разговор следует вести без эмоций, в спокойном тоне и так, чтобы у собеседника не возникло ощущения безысходности.
  • Нельзя требовать от оппонента немедленного открытого признания собственных ошибок: вполне достаточно того, что он внимательно выслушал ваше критическое замечание.
  • Любую критику эффективнее всего начинать с самокритики.
  • Никогда не стоит извиняться за критику, ибо это не столько признак вежливости, сколько признак неуверенности в своей правоте.

Правила, которые следует соблюдать критикуемой стороне:

  • Не считайте, что критикующий вас оппонент настроен к вам враждебно и желает вам только зла.
  • Сохраняйте спокойствие, скрывая своё плохое настроение, проявляя внимание к тому, что говорит критикующий вас оппонент.
  • Не отшучивайтесь, не пытайтесь менять тему разговора.
  • Если критическое замечание высказано в виде шутки, намёка, следует уточнить, что именно критикующий имел в виду, а не домысливать это за него и приписывать ему то, что он в виду может быть и не имел.
  • Дайте критикующему вас оппоненту понять, что критика вами воспринята, и все замечания будут внимательно изучены и по возможности учтены.

В практике проведения деловых дискуссий очень часто возникают непредвиденные ситуации, которые могут оказать весьма существенное (причём – отрицательное) влияние на их итоги. Непредвиденные ситуации в деловых дискуссиях могут возникать как вследствие целенаправленных попыток оппонентов помешать принятию запланированных решений, так и в результате их неуравновешенности, чрезмерной эмоциональности. Для преодоления сложных ситуаций рекомендуется действовать следующим образом:

  1. Всё время сохраняйте спокойствие.
  2. Фиксируйте высказанные мнения без немедленного их комментирования. Поспешные комментарии, как правило, способны только усугубить ситуацию.
  3. Попытайтесь дать участникам расслабиться с помощью горячих или прохладительных напитков, разрешив курить или даже объявив перерыв. Цель перерыва – предоставить сторонам время на размышление, а также на приведение в порядок чувств и мыслей, восстановление спокойствия и преодоление излишней эмоциональности.
  4. Дайте участникам как можно больше времени, чтобы успокоиться, так как в этом случае повышается вероятность, что дискуссия всё-таки войдёт в нужное русло.
  5. Если возможно, добивайтесь отсрочки решения, чтобы провести более подробное изучение спорного вопроса.
  6. Вынося решение под давлением, следует принимать только решения, носящие временный характер.
  7. Если принятое решение носит временный характер, то одновременно должна быть определена дата принятия окончательного решения.