Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (или официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи конкретной организации с внешним миром. Посредством таких писем устанавливаются и поддерживаются необходимые организации контакты, происходит обмен информацией, ведутся предварительные переговоры, уточняются детали намечающейся сделки, предъявляются претензии и т.д.

Деловая переписка предполагает использование унифицированных лексики, синтаксиса, пунктуации, даже их внешнего оформления. Как правило, в деловых письмах присутствуют следующие реквизиты организации: государственный герб (для бланков государственных организаций) или эмблема организации, код предприятия по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), код документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), наименование организации (полное и/или сокращённое), почтовый адрес, номер телефона, номер факса, телетайпа, электронная почта (E-mail), адрес в Интернет, номер расчётного счёта в банке, дата составления письма, адресат, заголовок к тексту, текст письма, подпись.

К простым деловым письмам относят несложные по содержанию и небольшие по объёму документы. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения, что вообще характерно для служебно-деловой документации.

Рассмотрим основные разновидности кратких деловых писем.

Письмо-просьба содержит просьбу к адресату о присылке, например, образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо иной необходимой информации. Если это будет выглядеть вежливо и корректно, то можно одновременно сообщить о желании получить ответ к определённому сроку, чтобы стимулировать адресата быстрее вам ответить.

Письмо-сообщение (информационное письмо) содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем обоюдный интерес. Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержать согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевшие место телефонные переговоры. Если письмо заключает отказ в некоторой просьбе, то такое письмо должно иметь три части: в первой части повторяется суть просьбы, на которую даётся ответ, во второй – делается обоснование отказа, в третьей – приводится формулировка отказа. Например:

«Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении представленной Вами рукописи в тематический план нашего издательства.

По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в полном соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.

В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем её Вам вместе с рецензией и заключением редактора».

Письмо - приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, семинар, презентацию, ярмарку, предварительные переговоры, корпоративную вечеринку и т.п.) В отличие от большинства видов других деловых писем приглашения допускается оформлять на листах различного формата и даже в цветном исполнении, с добавлением декоративных элементов (узор, рисунки, тиснение и т.п.) для усиления эффекта привлекательности. При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные типографским способом, а также трафареты. Трафарет – это вид текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы её выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (ФИО приглашаемого, дата мероприятия и т.п.) на компьютере или от руки. Например:


«Уважаемый

Ректорат Московского технологического института ВТУ в связи с 15-летием его основания приглашает Вас принять участие в торжественном празднике, посвящённом этой дате.

Собрание состоится в Центре фотографии имени братьев Люмьер 2013 г.

Вход по пригласительным билетам.

Ректорат МТИ ВТУ»


Письмо - благодарность содержит благодарность, выраженную адресату за что-либо (например, за присланные им образцы товара, каталоги, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство, спонсорскую помощь и т.д.)

Сопроводительное письмо содержит сообщение о направлении адресату каких-то материалов, продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.

Письмо - подтверждение содержит уведомление о получении грузов, запрашивавшихся материалов или информации (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), а в необходимых случаях – важной корреспонденции. Например: «Ваш факс от 31 июля 2011 г. получили».

В деловой коммуникации, предполагающей приём и передачу сообщений в устной или письменной форме, переработку информации, реактивные действия партнёров по коммуникации, трудно совсем избежать ошибок. Однако ограничить их число возможно.

Анализ наиболее часто встречающихся в деловой коммуникации промахов позволяет сделать вывод, что значительная часть отрицательных результатов, отклонение от намеченных параметров взаимодействия, непонимание между участниками общения возникает из-за отсутствия или недостаточной развитости речевых навыков и умений, необходимых в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остаётся актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официально-делового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.

Анализируя информационные материалы, подготовленные для использования в процессе деловой коммуникации, необходимо обратить внимание на следующие показатели их качества:

  • соблюдение грамматических и стилистических правил;
  • подбор слов, точно соответствующих замыслу деловых контактов;
  • простота и краткость изложения сути;
  • привлекательность и убедительность: конкретность, использование выражений позитивного плана, выраженная адресность текстов;
  • достоверность и точность.