Основные виды управленческих документов

Среди документов, необходимых для управления организацией, выделяют организационные, распорядительные и информационно-справочные.

К организационным документам относятся Устав, Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении предприятия, Должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат Приказ, Распоряжение, Указание, Инструкция. К информационно-справочным документам относятся Протокол, Акт, Докладная и Объяснительная записки, Справка и др., а также документы по персоналу предприятия – Трудовой договор, Заявление, Анкета, Характеристика. Далее будет сказано только об основных служебно-деловых документах, с которыми рано или поздно сталкивается любой работник организации.

В должностной инструкции оговариваются функции, права, обязанности и ответственность сотрудника определённой категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при разрешении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.

Единой должностной инструкции для служащих, работающих в разных организациях (учреждениях, предприятиях, фирмах, компаниях), не существует. Обычно должностная инструкция для каждой конкретной категории работников создаётся сотрудниками кадровой службы организации, согласовывается с её юрисконсультом и утверждается её руководителем. При необходимости внесения в неё существенных изменений издаётся соответствующий приказ об этом руководителя организации.

Приведём пример оформления должностной инструкции:

 

 

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»

121467, г. Тверь, ул. Остаповская, д.Х, тел.: ХХ-ХХ-ХХ, факс: ХХ-ХХ-ХХ0

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Ректор _________________ М. И. Семёнов

«___»_________________201_ г.

 

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

профессора кафедры НОУ ВПО «СЭИ»

1. Общие положения

  1. Профессор относится к категории специалистов.
  2. На должность профессора принимается лицо:
  3. имеющее высшее профессиональное образование, учёную степень доктора наук и стаж научно-педагогической работы не менее 5 лет или учёное звание профессора;
  4. не лишённое права заниматься педагогической деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);
  5. не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или не подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);
  6. не имеющее неснятой или непогашенной судимости за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);
  7. не признанное недееспособным в установленном федеральным законом порядке (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);
  8. не имеющее заболеваний, предусмотренных перечнем, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области здравоохранения (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ).
    1. Профессор должен знать:
  9. законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам высшего профессионального образования;
  10. локальные нормативные акты образовательного учреждения;
  11. федеральные государственные образовательные стандарты по соответствующим программам высшего профессионального образования;
  12. теорию и методы управления образовательными системами;
  13. порядок составления учебных планов;
  14. правила ведения документации по учебной работе;
  15. основы педагогики, психологии, физиологии;
  16. методику профессионального обучения;
  17. технологию организации методической, научно-методической, научно-исследовательской работы;
  18. современные формы и методы обучения и воспитания;
  19. методы и способы использования образовательных технологий, в том числе дистанционных;
  20. основные методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации, необходимой для осуществления научно-исследовательской деятельности;
  21. механизмы оформления прав интеллектуальной собственности;
  22. требования к работе на персональных компьютерах, иных электронно-цифровых устройствах;
  23. основы экологии и социологии;
  24. основы трудового законодательства;
  25. Правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;
  26. правила по охране труда и пожарной безопасности.
    1. Профессор в своей деятельности руководствуется:
  27. Уставом НОУ ВПО «СЭИ»;
  28. настоящей должностной инструкцией.
    1. Профессор подчиняется непосредственно заведующему кафедрой.
    2. В период отсутствия профессора (отпуска, болезни и пр.) его обязанности исполняет иной работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

  1. Проведение учебной, учебно-методической, воспитательной работы.
  2. Организация научно-исследовательской работы.

3. Должностные обязанности

Профессор исполняет следующие обязанности:

  1. Осуществляет планирование, организацию и контроль учебной, учебно-методической, воспитательной работы по курируемым дисциплинам.
  2. Ведёт все виды учебных занятий, руководит курсовыми и дипломными работами/проектами/магистерскими диссертациями, а также научно-исследовательской работой студентов.
  3. Руководит научно-исследовательской работой по научному направлению работы кафедры (смежным специальностям), организует её деятельность.
  4. Привлекает к выполнению научно-исследовательской работы в установленном порядке преподавателей, учебно-вспомогательный персонал кафедры, студентов кафедры и специалистов других структурных подразделений образовательного учреждения.
  5. Создаёт условия для формирования у студентов основных составляющих компетентности, обеспечивающей успешность будущей профессиональной деятельности выпускников.
  6. Соблюдает права и свободы обучающихся.
  7. Присутствует на любых видах учебных занятий по выбору, а также на экзаменах и зачётах по курируемым дисциплинам.
  8. Участвует в научно-методической работе кафедры по вопросам профессионального образования, а также в составе методической комиссии по направлению подготовки или научно-методического совета факультета образовательного учреждения.
  9. Контролирует методическое обеспечение курируемых дисциплин.
  10. Осуществляет руководство деятельностью по разработке и разрабатывает методические пособия, лабораторные работы, практические занятия, семинары, авторские курсы по дисциплинам, преподаваемым в институте.
  11. Вносит предложения по совершенствованию учебной и учебно-методической работы кафедры (факультета).
  12. Участвует в организуемых в рамках тематики направлений исследований кафедры семинарах, совещаниях и конференциях, в том числе и международных.
  13. Организует, планирует и руководит самостоятельной работой обучающихся (студентов, слушателей) по курируемым дисциплинам, их научно-исследовательской работой, студенческим научным обществом на кафедре (факультете), профессиональной ориентационной работой школьников по направлениям кафедры.
  14. Повышает свою профессиональную квалификацию.
  15. Принимает активное участие в повышении квалификации преподавателей кафедры, оказывает им необходимую методическую помощь в овладении педагогическим мастерством и профессиональными навыками.
  16. Руководит подготовкой научно-педагогических кадров на кафедре.
  17. Участвует в пропаганде научно-технических, социально-гуманитарных, экономических и правовых знаний.
  18. Участвует в работе выборных органов или структурных подразделений образовательного учреждения по вопросам, относящимся к деятельности кафедры (факультета).
  19. Читает авторские курсы по направлению научных исследований кафедры (факультета).
  20. Принимает участие в работе аттестационной комиссии по проведению перезачётов и переаттестаций студентов.
  21. Подбирает литературу по дисциплинам кафедры и выдвигает предложения по её обновлению.

4. Права

Профессор имеет право:

  1. Избирать и быть избранным в Учёные советы института, факультета.
  2. Знакомиться с проектами решений руководства института, касающихся его деятельности.
  3. Инициировать проведение совещания кафедры по организационным вопросам.
  4. Вносить на рассмотрение руководства института предложения по улучшению деятельности института и совершенствованию методов работы по вопросам, находящимся в его компетенции.
  5. Вносить заведующему кафедрой предложения о представлении студентов за успехи в учёбе и активное участие в научно-исследовательской работе к различным формам морального или материального поощрения, вносить предложения о наложении взыскания на студента.
  6. Запрашивать и получать от структурных подразделений, специалистов необходимую информацию, документы.
  7. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
  8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
  9. Требовать от руководства образовательного учреждения оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
  10. Пользоваться бесплатно услугами библиотеки, информационных фондов, учебных и научных подразделений.

5. Ответственность

  1. Профессор привлекается к ответственности:
  2. за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
  3. за нарушение Устава образовательного учреждения;
  4. за применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью студента;
  5. за правонарушения и преступления, совершённые в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
  6. за причинение ущерба образовательному учреждению – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
  7. за нарушение или невыполнение порядка проведения учебных занятий и экзаменов, установленного утверждённым расписанием учебных занятий и экзаменов;
  8. нарушение академических свобод и прав студентов и работников кафедры.

6. Заключительные положения

  1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Профессор» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования», утверждённый Приказом Минздравсоцразвития России от 11.01.2011 №1н).
  2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приёме на работу. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя.

С инструкцией ознакомлен «_____»_______________ 2013 г. _____________ И. И. Иванов

(дата) (подпись) (фамилия, инициалы)

Приказ – это такой правовой акт, который издаётся руководителем организации (или руководителями её подразделений) и содержит обязательные поручения для подчинённых структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников. Приказ издаётся в целях проведения тех или иных мероприятий, направленных на оптимизацию деятельности организации, или решения кадровых вопросов. Это самый распространённый вид распорядительных документов, встречающийся в практике управления.

Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначении…, Об утверждении…, Об увольнении… и т.п.

Приказ, как и многие другие управленческие документы, содержит обычно две части: констатирующую и распорядительную. Первая из них является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, а затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, чётким, с формулировками, которые не допускали бы различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Приказы следует оформлять на общем бланке организации, они подписываются руководителем организации.

В состав реквизитов приказа входят: государственный герб (для государственных организаций) или эмблема организации, наименование организации, вида документа, а также дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании. С приказом должны быть обязательно ознакомлены все поименованные в нём лица, которые на нижнем поле документа, на его обороте или на отдельном листе пишут «с приказом ознакомлен», ставят подписи и дату ознакомления.

Приведём пример оформления приказа:

 

 

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»

121467, г. Тверь, ул. Остаповская, д.Х, тел.: ХХ-ХХ-ХХ, факс: ХХ-ХХ-ХХ0

 

 

ПРИКАЗ

«02» июня 2009 года №23

Москва

О закреплении учебных дисциплин за кафедрами Института на 2009/2010 учебный год

В целях дальнейшего совершенствования организационного и учебно-методического обеспечения образовательного процесса и качественного освоения студентами профессиональных образовательных программ

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Закрепить учебные дисциплины по специальностям за кафедрами Института в соответствии с приложением.
  2. Заведующим кафедрами проанализировать соответствие учебно-методических материалов по учебным дисциплинам Государственным образовательным стандартам и организовать их доработку.
  3. Контроль исполнения приказа возложить на деканов факультетов.

Ректор НОУ ВПО СЭИ

д.э.н., профессор М. И. Семёнов

Что касается такого служебно-делового документа как распоряжение, то по своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но в отличие от последнего обычно издаётся по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности организации. Его текст должен содержать конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке организации, они подписываются её руководителем или его заместителем.

Протокол – это документ, содержащий конспективную запись всего происходившего на заседании, совещании, собрании. Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол составляют, если имеет место особо важное заседание, совещание, собрание, и поэтому необходимо зафиксировать как можно больше информации о происходившем. Основную часть полного протокола занимают разделы:

ПРИСУТСТВОВАЛИ – этот раздел протокола содержит перечень собравшихся на заседание;

ПОВЕСТКА ДНЯ – этот раздел протокола содержит перечисление вопросов, которые обсуждались на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения;

СЛУШАЛИ – этот раздел протокола прямо соотносится с пунктами повестки дня и содержит запись речи основного докладчика по каждому пункту повестки, выступления участников обсуждения, поступившие вопросы;

ПОСТАНОВИЛИ – этот раздел протокола содержит решения, выработанные на совещании, он должен содержать только строгие, чёткие формулировки, ориентирующие на выполнение принятых по рассматривавшимся вопросам решений.

В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения.

Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания).

Приведём образец оформления протокола:

НОУ ВПО «Социально-экономический институт»

ПРОТОКОЛ №8

заседания кафедры гуманитарных дисциплин

от 28.03.2011 г.

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

зав. кафедрой, к.ю.н., доцент А. М. Сафронова; д.и.н., профессор В. В. Сухой; д.ф.н., профессор С. Н. Мальцев; д.ф.н., профессор В. И. Гордеенко; к.фил.н., доцент С. Г. Михайлова; к.и.н., доцент Т. Н. Фёдорова; к.ф.н. Т. В. Серебрякова; к.с.н. Е. Н. Громова; к.п.н., ст. преподаватель Л. В. Калашникова; ст. преподаватель С. А. Мороз; ст. преподаватель С. Я. Минич; ст. преподаватель Г. М. Новак, ст. преподаватель Н. А. Никонова, ст. преподаватель О. М. Ускова.

Председатель: зав. кафедрой, к.ю.н., доцент А. М. Сафронова.

Секретарь: ст. преподаватель Г. М. Новак.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О готовности кафедры к участию в процедуре государственной аккредитации института.

2. Обсуждение подготовленного электронного учебного пособия по дисциплине Демография для студентов СЭИ.

3. Рекомендация к публикации электронного учебного пособия по Обществознанию для студентов Колледжа СЭИ.

4. О составлении плана проведения вебинаров по дисциплинам кафедры на апрель 2011 г.

СЛУШАЛИ:

  1. Сообщение зав. кафедрой А. М. Сафроновой о степени готовности кафедры гуманитарных дисциплин к участию в процедуре государственной аккредитации СЭИ. В сообщении было отмечено, что комиссия по аккредитации будет работать в СЭИ течение 8-12 апреля 2011 г. Кафедра полностью готова к проверке – сформирована номенклатура дел, подготовлено полное учебно-методическое сопровождение закреплённых за ней дисциплин (РПД, УМК, экзаменационные билеты) по ГОС и ФГОС для бакалавриата и магистратуры.

Предложение: принять к сведению.

  1. Сообщение зав. кафедрой А. М. Сафроновой о подготовленном доцентом кафедры Т. Н. Фёдоровой электронном учебном пособии и тестовых материалах для студентов СЭИ по дисциплине «Демография». Пособие и тестовые материалы были представлены на кафедру для обсуждения и рекомендации к публикации в системе дистанционного обучения. В ходе обсуждения никаких существенных замечаний высказано не было.

Предложение: рекомендовать электронное учебное пособие доцента кафедры Т. Н. Фёдоровой для студентов СЭИ по дисциплине «Демография» к публикации в системе дистанционного обучения.

  1. Сообщение зав. кафедрой А. М. Сафроновой о том, что старший преподаватель кафедры С. Я. Минич доработал в соответствии со сделанными замечаниями учебное пособие «Обществознание» и представил его на кафедру для рекомендации к публикации в системе дистанционного обучения.

Предложение: рекомендовать электронное учебное пособие старшего преподавателя кафедры для студентов Колледжа СЭИ по дисциплине «Обществознание» к публикации в системе дистанционного обучения.

  1. Сообщение А. М. Сафроновой о необходимости составить график проведения вебинаров по дисциплинам кафедры на апрель 2011 г. В ходе обсуждения вопроса было предложено провести циклы вебинаров по дисциплинам: Русский язык (для студентов Колледжа СЭИ, автор – О. М. Ускова), История (для студентов Колледжа СЭИ, автор – С. Я. Минич), История (для студентов СЭИ, автор – В. В. Сухой), Культурология (для студентов СЭИ, автор – О. М. Ускова), Культура речи и деловое общение (для студентов СЭИ, автор – А. М. Сафронова).

Предложение: провести в апреле 2011 г. циклы вебинаров по дисциплинам: Русский язык (для студентов Колледжа СЭИ, автор – О. М. Ускова), История (для студентов Колледжа СЭИ, автор – С. Я. Минич), История (для студентов СЭИ, автор – В. В. Сухой), Культурология (для студентов СЭИ, автор – О. М. Ускова), Культура речи и деловое общение (для студентов СЭИ, автор – А. М. Сафронова).

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Принять к сведению.

Голосовали: за – единогласно.

2. Рекомендовать электронное учебное пособие доцента кафедры Т. Н. Фёдоровой для студентов СЭИ по дисциплине «Демография» к публикации в системе дистанционного обучения.

Голосовали: за – единогласно.

3. Рекомендовать электронное учебное пособие старшего преподавателя кафедры для студентов Колледжа СЭИ по дисциплине «Обществознание» к публикации в системе дистанционного обучения.

Голосовали: за – единогласно.

4. Провести в апреле 2011 г. циклы вебинаров по дисциплинам: Русский язык (для студентов Колледжа СЭИ, автор – О. М. Ускова), История (для студентов Колледжа СЭИ, автор – С. Я. Минич), История (для студентов СЭИ, автор – В. В. Сухой), Культурология (для студентов СЭИ, автор – О. М. Ускова), Культура речи и деловое общение (для студентов СЭИ, автор – А. М. Сафронова).

Голосовали: за – единогласно.

Председатель заседания

зав. каф., к.ю.н., доцент А. М. Сафронова

Секретарь заседания Г. М. Новак

Акт – представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приёму-передаче каких-либо материальных ценностей, приёму строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям в организации.

Часто для составления акта создаётся комиссия (действующая на постоянной или временной основе) приказом руководителя организации.

Акт оформляется на общем бланке организации. Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в его составлении, 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведённой членами комиссии работы и её результаты, 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии.

Докладная записка представляет собой документ, который адресован руководителю организации или руководителю её структурного подразделения, а также руководителю вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, нарушающих нормальный ход деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные записки могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.

Тексту докладной записки должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная записка оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя же докладная записка представляется на общем бланке организации и подписывается её руководителем.

Объяснительная записка – это документ, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.

Образец оформления объяснительной записки:

Декану юридического факультета СЭИ

д.ю.н., профессору Л. В. Никонову

Объяснительная записка

Я не присутствовал на лекционных занятиях 2.10.2008 г., потому что был вынужден уехать к родителям в связи с болезнью отца.

студент 2-го курса факультета экономики СЭИ

7.10.2008 г. Б. Р. Жарков

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником о характере и сроках трудовых отношений.

Как предписывает Трудовой кодекс Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причём в письменном виде. В договоре обязательно должны быть указаны:

  • место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес);
  • конкретная работа по определённой специальности или должности;
  • дата начала работы и её окончания (при заключении срочного договора);
  • условия оплаты труда;
  • обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В трудовом договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, продолжительность испытательного срока, использование отпуска без сохранения заработной платы, порядок и сроки повышения квалификации, правила начисления различного рода надбавок к основной зарплате и т.д.

Трудовой договор составляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, второй – у работника.

Анкета – это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Осуществляемые им записи подтверждаются документально – данными паспорта, трудовой книжки, дипломов об образовании, сертификатами о прохождении повышения квалификации и т.п., после чего работник кадровой службы удостоверяет правильность внесённых в анкету данных подписью и печатью. Анкета является составной частью личного дела работника.