Деловое совещание– это форма делового общения, которая предполагает взаимодействие руководителя с коллективом в виде обсуждения производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения посредством обмена мнениями.

Необходимо помнить, что совещания, также как и любые другие формы делового общения, являются только средством управления и, как всякое средство, должны быть использованы наиболее эффективным способом и служить достижению желаемого результата.

Тщательное планирование таких элементов как цели совещания, состав его участников, повестка дня и место проведения, – ключ к продуктивному деловому совещанию.

На этапе определения цели делового совещания важно определить, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что групповое решение проблем не всегда целесообразно и может с успехом применяться в случаях, когда

  • возникшая проблема является сложной, и вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для её решения, невелика;
  • желательно разделить ответственность за решение этой проблемы;
  • необходима выработка не одного, а нескольких потенциально возможных решений;
  • полезны анализ и проверка различных точек зрения;
  • руководитель желает, чтобы подчинённые почувствовали себя участниками управленческого процесса или стремится получить их доверие.

Эффективность деловых совещаний зависит и от руководства ими. На всех этапах совещания руководителю необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они стремились к решению обсуждаемой проблемы, чтобы между участниками совещания возникла доверительная, откровенная и доброжелательная атмосфера, располагающая к высказыванию различных мнений и способствующая конструктивно-критическому их обсуждению.

Эффективность деловых совещаний уменьшается в связи с тем, что

  • нечётко сформулирована цель совещания и соответствующим образом не обоснована необходимость его проведения;
  • отношение участников совещания к своим обязанностям недостаточно ответственно;
  • руководитель безапелляционно излагает свою позицию, не оставляя места для развёртывания творческой дискуссии.

Можно избежать этих ошибок, если принять во внимание следующие рекомендации:

  • необходимо обеспечить начало работы совещания в точно назначенное время, представить участников, объявить повестку дня и изложить предмет и цель совещания;
  • следует чётко и понятно для всех присутствующих изложить проблему, требующую обсуждения;
  • желательно тщательно фиксировать выступления участников совещания;
  • следует корректно прерывать те выступления, которые повторяют уже изложенные факты и точки зрения, носят нерациональный, пространный, противоречивый или поверхностный характер, лишены конкретности;
  • требуется периодически обобщать уже достигнутое, чётко формулировать задачи, которые ещё предстоит решить, незамедлительно выяснять все недоразумения, возникающие между участниками совещания;
  • в заключительной части совещания необходимо обобщить его результаты, определить вытекающие из него задачи, указать лица, ответственные за их исполнение, выразить благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.

Существуют многочисленные классификации деловых совещаний:

  • по признаку принадлежности к определённой сфере общественной жизни деловые совещания могут делиться на деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединённые совещания;
  • по масштабу привлечения участников деловые совещания могут делиться на: международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или её подразделения);
  • по месту проведения деловые совещания могут делиться на: местные, выездные;
  • по периодичности проведения деловые совещания могут делиться на: регулярные, постоянно действующие, которые собираются периодически, но без устойчивой регулярности;
  • по количеству участников деловые совещания могут делиться на: совещания, проходящие в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (до 20 человек), представительные совещания (более 20 человек).

Деловые совещания могут классифицироваться и по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель инструктивных совещаний заключается в передаче необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по вертикали управления (от руководителя к подчинённым) для скорейшего их выполнения. В таком случае до сведения участников совещания доводятся принятые руководителем организации решения, с соответствующим инструктажем распределяются задачи, разъясняются возникшие вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цель оперативных (диспетчерских) совещаний состоит в получении информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по вертикали управления (от подчинённых к руководителю). Участники такого совещания сообщают сведения о выполнении работы на местах. Оперативные совещания, как правило, проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список его участников постоянен, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих ближайших дней.

Цель проблемных совещаний – поиск наилучших решений определённой проблемы в кратчайшие сроки. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

  • нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесённых участниками в ходе заседания;
  • выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
  • принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения участников совещания в правильности этого решения.